Shared Services

Einführung einer Shared Service Organisation

Ein Shared Service Center bündelt gleiche Tätigkeiten in einer Organisation und erzielt Kosten- und Qualitätsvorteile.

Herausforderung

Shared Service Center (SSC) werden meist eingerichtet, wenn der Druck durch die Gemeinkosten in Unternehmen zu hoch wird. Durch das Zusammenfassen von Aufgaben und Funktionen, die an mehreren Stellen gleichzeitig durchgeführt werden, wird angestrebt, Synergie-Effekte zu erzielen. Hierdurch sollen letztlich die Gemeinkosten sinken. Neben der Kostenersparnis unterstützt ein SSC auch weitere wichtige Ziele wie Preis-/Kosten-Transparenz, unternehmerisches Denken (Management), Kundenorientierung (höhere Service-Qualität), Marktorientierung, Benchmarking (kontinuierliche Verbesserung), Prozessorientierung (Standardisierung) und Wertschaffung.

Meilensteine
  • Erstellung der Voranalyse
  • Abschluss der Machbarkeitsstudie
  • Konzepterstellung
  • Beendigung der Umorganisation
  • Durchführung von Schulungen und Trainings
  • Optimierung der Prozesse
Vorgehensweise

Die Einführung einer SSC Organisation erfolgt in der Regel in vier Schritten:

  1. Machbarkeitsstudie
  2. Design- und Konzeptphase
  3. Umsetzungsphase
  4. Optimierungsphase

Im ersten Schritt, der Machbarkeitsstudie, geht es darum zu ermitteln, welche unternehmensinternen Dienstleistungsprozesse (Services) in einem SSC zusammengefasst werden können. Es ist zu klären, wie groß die möglichen Kosteneinsparungen, aber auch wie hoch die zu erwartenden Widerstände sind. Die Design- und Konzeptphase baut auf den Erkenntnissen der Machbarkeitsstudie auf und in der Umsetzungsphase wird der Übergang in die neue Organisationsform aktiv begleitet. Die Optimierungsphase findet üblicherweise mit einem zeitlichen Abstand statt und wird oftmals, aufbauend auf den Erkenntnissen und Erfahrungen einer laufendenden SSC Organisation, in einem weiteren Projekt angegangen.

Lösung

Insgesamt ist für jedes Unternehmen die Einführung einer SSC Organisation ein großes Unterfangen, egal ob im Einkauf oder in der Finanzbuchhaltung. Sowohl in der Einführungsphase, aber auch danach, bestehen gewisse Risiken. Diese Risiken müssen identifiziert und bewältigt werden. Insbesondere die Risiken im laufenden Geschäft müssen im Sinne eines Change Managements systematisch identifiziert, erfasst, bewertet und gemanagt werden. Wenngleich viele Ziele einer SSC Organisation eher qualitativ zu bewerten sind, lassen sich bei dem Kostenaspekt, aufgrund der Erfahrungen mit erfolgreichen Shared Services Projekten, Einsparungen zwischen 20% und 30% der ehemaligen Leistungserstellung erzielen.