Logistik

Prozess- und Strukturoptimierung

Definition und Implementierung von Auflagen aus einem Audit im Bereich Einkauf

Herausforderung

Ein Global Player im Industriebereich Elektronik/Maschinenbau/Energie hatte im Global Purchasing einer Konzerndivision ein internes Audit mit Auflagen bestanden. Für einen Themenkatalog von 20 Mängelpunkten sollten geeignete Maßnahmen erarbeitet und innerhalb von 4 Wochen umgesetzt werden. Zu den Inhalten der Maßnahmen und zu den zu erreichenden Zielen bestanden noch wenig konkrete Vorstellungen.

Vorgehensweise

Die Mängelthemen wurden in einer ersten Phase, zusammen mit den Mitarbeitern des Global Purchasing analysiert, strukturiert und zum Teil zu Oberthemen zusammengefasst, wie z.B. IT-Landschaft, Compliance der Nutzung von Tools zur Einsparungserfassung und Organisationsthemen. Hierbei wurden die Funktionen der Einkaufsbereiche, die Rollen und die Aufgabenabgrenzungen für den strategischen, den operativen und den Werkseinkauf in Workshops mit Einbeziehung der Schnittstellen detailliert erarbeitet. Neu definierte Elemente wurden in das elektronische Organisationshandbuch überführt.

Glücklicherweise konnte auf ein sehr professionelles Projektmanagement (inkl. regelmäßiger Ausführung von SIX SIGMA-Initiativen) zurückgegriffen werden, so dass eine bereits eingeübte Projektsteuerung eingesetzt werden konnte – so war ein außerordentlich rascher Projektfortschritt zu erreichen.

Lösung

Nach Strukturierung der Maßnahmenpakete und Definition von Arbeitsteams wurden Meilensteine definiert und die Bearbeitungszeiträume festgelegt. Die Arbeitsteams setzten die definierten Themen im zentralen Einkauf und in den globalen Einkaufsbereichen, unter stringenter Projektsteuerung, plangemäß um. Dokumentierte Systemverbesserungen und KPIs zeigten den raschen Umsetzungserfolg.